Pré-Diagnóstico: Inicia-se com a verificação da existência de um cadastro contábil imobilizado ou algum tipo de controle patrimonial. É fundamental identificar as fragilidades do sistema existente para aprimorar o cadastro e, consequentemente, o controle patrimonial.

Elaboração do Plano de Ação: Nesta etapa, é necessário solicitar documentação complementar, definir pessoas com conhecimento da empresa ou da estrutura organo-funcional para orientar a equipe de inventário, estabelecer um cronograma de trabalho e determinar os locais, como fábricas, filiais, entre outros, que serão alvo do levantamento patrimonial.

Levantamento Contábil: Se a empresa já possui um cadastro contábil constituído, é feita uma análise para verificar a correta classificação dos bens. Caso não possua, é necessário criar um novo cadastro contábil com base no tombamento dos bens a partir das notas fiscais, observando critérios como valores, datas de aquisição e características técnicas, conforme definido no CPC – 27.

Validação: Após a criação ou revisão do cadastro contábil, é realizada uma verificação e autorização pelo cliente.

Levantamento Físico: Esta etapa envolve uma vistoria física para identificar a existência e as características técnicas dos bens, bem como suas condições físicas e operacionais. Etiquetas patrimoniais são colocadas para facilitar as futuras rotinas de Controle Patrimonial.

Conciliação: Consiste na comparação entre os registros contábeis e os bens inventariados para verificar discrepâncias. São gerados relatórios de bens conciliados, sobras contábeis e sobras físicas.

Análise das Sobras e Saneamento: Busca-se eliminar as sobras físicas e contábeis, realizando procedimentos específicos que incluem até mesmo novas diligências aos locais para buscar soluções.

Preparação da Base: Consiste na organização da base de dados no formato desejado pela empresa, com descrição completa e uniforme de todas as características técnicas dos bens, assim como outras informações relevantes para o controle.

Relatório de Implantação: Finalmente, é gerada uma lista atualizada dos bens em um arquivo com o formato adequado ao sistema da empresa, acompanhada do termo de responsabilidade.